Vous organisez un mariage, une réunion familiale ou festive qui réunira plusieurs dizaines de personnes ? Pour ce type de réception rien ne doit en effet être laissé au hasard. C’est le moment de penser organisation ! Chaque détail compte et pour que tout se déroule parfaitement le jour J une bonne planification s’impose. Pour faire de cet évènement une réussite, penser à tout et ne rien oublier, suivez notre check-list et nos conseils.
Choisir son lieu de réception
Le choix du lieu de réception est déterminant. A moment unique, lieu d’exception ! Salle des fêtes, château, grange aménagée, salle de mariage… pour choisir le site adapté il faut tenir compte de tous ses besoins : la capacité d’accueil, les prestations et l’emplacement. La dimension de la salle est facile à déterminer dès lors qu’on a dressé sa liste d’invités. Ces derniers sont prêts à parcourir de longues distances pour profiter d’une journée exceptionnelle, mais les prestataires ont souvent un rayon d’action limité. Il faut donc tenir compte de ce facteur lors de sa sélection. On vous prête un bâtiment ou une propriété adaptée ? Pensez qu’idéalement le lieu doit vous offrir toutes les garanties d’un service professionnel : accès handicapé, installation électrique conforme, équipements incendie, assurances… A moins d’avoir accès à un site ayant déjà au préalable offert ce type de service complet, le plus sage est de se tourner vers un professionnel. Le bouche à oreille, un conseil de la mairie ou de l’office du tourisme sont de bons vecteurs mais c’est surtout sur internet que l’on peut disposer d’un large choix. La plupart des salles de réception ont leur propre site de présentation. Pour simplifier vos recherches vous pouvez aussi consulter un site comme 1001salles.com qui répertorie les salles de mariage et de réception. Ce type de service en ligne offre l’avantage de pouvoir comparer les offres à travers une présentation standardisée. Avant de vous décider, une visite préalable des lieux vous permettra de porter attention à tous les détails qui gagnent à être pris en compte en aval et d’effectuer un choix éclairé.
Nourrir ses hôtes
Cocktail dînatoire, déjeuner ou dîner, la restauration est un point crucial qui ne souffre aucun défaut. A partir d’un certain nombre d’hôtes, la cuisine devient une véritable entreprise. Dans un premier temps il faut du mobilier, tables et chaises en nombre suffisant, puis la vaisselle et enfin une nourriture raffinée. Le plus simple est souvent de louer le mobilier ainsi que la vaisselle. Si vous avez recours à un traiteur, il sera force de proposition pour vous fournir un service complet. Il est toutefois parfois plus économique de louer le matériel à un prestataire et recourir à un autre pour la partie cuisine/service. Il faut alors planifier justement pour que le matériel soit acheminé et installé en temps et en heure. Une livraison tardive du mobilier peut par exemple compliquer la tâche des autres intervenants. Lorsque vous établissez le menu, pensez à le soumettre au préalable à la liste des invités et à leur demander s’ils ont des intolérances alimentaires. Un service de traiteur professionnel prend généralement en compte ces aspects en contactant chaque invité.
Prévoir l’hébergement
Si votre réception dure plusieurs jours vous choisirez certainement une formule incluant l’hébergement. Il est agréable de pouvoir héberger ses amis et sa famille dans un château ou une belle propriété champêtre. Même si la réception n’est que sur une journée, pensez à vérifier les possibilités d’hébergement sur place ou aux alentours. Certains souhaiteront peut-être se reposer avant de reprendre la route ou encore profiter de la région en prolongeant un peu leur séjour. Même si ce n’est pas une priorité, il est toujours bien de pouvoir leur proposer une solution qui pourra agréablement clôturer leur visite.
Choisir les bonnes animations
Qui ne s’est jamais retrouvé dans une réception où tout est au point, sauf la musique ! C’est une grosse erreur que de mésestimer l’animation musicale d’une soirée. Bien sûr tout le monde apprécie la musique et il n’est pas bien compliqué de gérer une sono. Pourtant si le métier de DJ existe ce n’est pas pour rien. Le professionnel de l’animation est dévoué à mettre une bonne ambiance. Il observe son public et prévoit des musiques adaptées à chaque phase de l’évènement. Il sait précisément régler le volume et si on lui demande une chanson, il l’a forcément dans son bac de disques ou sa playlist. Certes, il y aura toujours un amateur éclairé qui souhaitera vous proposer ses services de DJ amateur, mais l’ambiance risque d’en pâtir. Se faire plaisir en passant la musique qui nous plait c’est une chose, faire plaisir aux autres en passant la musique qui leur plait c’est un métier. Une prestation complète varie de 500 à 1500€. Ces tarifs incluent des solutions de remplacement en cas de défaillance technique.
Pensez aux mamans
Lors d’une réception familiale, une fête ou tout autre évènement, pensez aux mamans : il est agréable et rassurant de savoir que l’on peut garder ou faire garder ses enfants dans un lieu sûr. C’est reposant pour les petits comme pour les grands ! Vous voulez leur faire plaisir ? Louez les services d’une baby-sitter ou d’un animateur spécialisé. Tours de magie, maquillage, diverses activités pourront occuper les enfants pendant que les parents profitent de pouvoir relâcher leur attention durant quelques heures.
